使用Excel你需要了解哪些知识点？

很多企业很多岗位都要求熟练使用Excel报表，对于初入职场的新人，可能以前没有学习过Excel，又或者大学的时候有学习但是只学了一丢丢早已经忘得差不多了，如果我们想快速学习并掌握Excel，你需要了解哪些知识点呢？

1、首先你得了解你用的是一款什么软件

我们常见的报表软件有两种，一种是WPS-Excel，另外一种是Office-Excel，今天我们要讲的就是Office三宝之一的Excel，你需要了解你当前使用的Excel是什么版本。

通过上面这个图对比我们会发现，只需要看工作表的左上角的样式我们就可以知道当前在用的Excel是什么版本，2003-2016每个版本的界面都有比较明显的区别，只有2016和2019两个版本的Excel界面没有太明显的区别，每一个版本的迭代都是一次界面的优化，更是功能的增加与升级，所以村长强烈建议还在使用低于2016版本的朋友尝试一下更换使用更高版本的Excel，相信一定可以给你带来更舒适愉快的体验，就好比以前看黑白电视接天线，现赏4K高清网络电视。

2、其次你得了解你的Excel文件是什么格式

我们一般常见的Excel文件（工作簿）格式有3种，分别是xls格式、xlsx格式以及xlsm格式，如下图所示

同样一个空白工作簿，xlsx格式和xlsm格式的工作簿大小差不多，而xls格式的工作簿就要大很多，那么这3种格式有哪些区别呢？

xls格式的工作簿支持的最大行数和列数远远低于xlsx格式和xlsm格式的工作簿，这个格式是属于Excel2003时的工作簿格式，而xlsx格式和xlsm格式则是Excel2007增加的格式，建议采用存储性能更好的xlsx格式和xlsm格式的方式保存工作簿，当我们收到别人发的xlsx格式的工作簿的时候，我们可以百分比确定这是一个没有宏代码的工作簿，不用担心中宏病毒，如果是我们从网上下载的xlsm的格式的工作簿，我们就要确认一下来源渠道是否可信了，因为这是一个可能保存宏代码（不一定有）的工作簿，如果不确定是否安全，建议不要轻易打开。以下是另存工作簿时选择不同文件格式的截图。

另外还有一点要说的是很多人都不明白什么是Excel软件什么是Excel文件，以前帮别人卸载office重装的时候经常有人问我“如果卸载重装office那我的那些报表都还在吧？”打个比方吧，office软件就相当于电脑的显示器，Excel文件就相当于电脑的主机硬盘，不管你换什么品牌的显示器都不会影响你硬盘的数据。

3、紧接着你要了解工作簿和工作表的区别

<工作簿>和<工作表>这两个名称概念是我们必须要了解的，只有了解了你才能更好的学习Excel，才能听懂别人在讲什么，“ 工作簿 ”就是我们前面讲的Excel文件，是指整个文件，而“工作表”是指工作簿中的表格，如下图

在打开工作簿的左下角，我们看到的Sheet1...2...3这些就是工作簿中的工作表，右键可以修改工作表名称，当我们工作簿中工作表有几十个甚至上百个的时候可以也可以通过在工作簿左下角点击鼠标右键查看所有工作表

4、再然后你要先大致了解Excel的各个选项卡有哪些常用功能

Excel默认有7大选项卡

< 开始 >选项卡：格式刷、单元格格式设置、表格样式、插入删除与填充、排序筛选、查找与选择等功能都是在这个选项卡下，更重要的是 条件格式 设置也是在这个选项卡；

< 插入 >选项卡：图片图形、表格、 数据透视表 、图表；

< 页面布局 >选项卡：页面设置与打印设置；

< 公式 >选项卡：包含各类函数的函数库、 名称管理器 、公式审核；

< 数据 >选项卡： 数据有效性 、查询与链接、排序与筛选、快速删除重复值、组合、分类汇总，更重要的是这个选项卡下面可以获取外部数据并进行数据处理，Power query功能就在这个选项卡中；

< 审阅 >选项卡：新建/删除/ 显示批注 、工作表与工作簿保护设置

< 视图 >选项卡： 冻结窗口 、拆分窗口、隐藏窗口、查看/执行/录制宏

5、最后你要了解一些常用设置，例如怎么增加选项卡

除了自定义功能区之外，Excel选项中还有很多重要设置是我们需要了解的，篇幅有限这次就不再展开，后面有需要村长再跟大家一起分享，很多知识都是需要靠时间积累的。

工欲善其事必先利其器，今天的分享虽然简单基础而且啰嗦，但是这些都是很有必要的，想要更好的使用Excel，以上这些都是我们必须要了解的，村长后面会跟大家分享更多实用的Excel知识，请大家务必多多关注，也可以在公众号后面回复留下你的建议和问题，让我们一起愉快的学习吧！

明天公众号文章将分享《关于单元格格式，我们曾经踩过的坑》！敬请期待！

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