资质认定 6 |记录管理程序

环境监测实战

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功能介绍 关注国家最新环境政策，交流环境监测技术，学习污水和废气处理技术，学习实验室管理技能，提升环境监测、污水和废气处理能力。

记录管理程序

1.目的

对记录进行控制和管理，提供满足质量要求和管理体系有效运行 的客观证据，复现检测过程。

2.范围

适用于记录有效管理的各个环节。

3.职责

3.1   资料管理员

3.1.1 及时发放记录的有关信息;

3.1.2 负责标识、收集、编目、保存记录等工作。

4.工作程序

4.1  记录的分类

4.1.1 质量记录，管理体系运行中形成的记录主要包括:

4.l.1.1 内部审核和管理评审记录;

4.1.1.2 不符合、纠正、预防措施的记录;

4.1.1.3 合同评审记录;

4.1. 1.4 检测分包记录;

4.1.1.5 服务和供应品采购记录;

4.1.1.6 人员培训和考核记录;

4.1.1.7 服务客户及处理客户投诉记录;

4.1.1.8 文件控制记录等。

4.1.2 技术记录，数据和信息主要包括:

4.1.2.1 原始记录;

4.1.2.2 导出数据;

4.1.2.3 校准记录;

4.1.2. 4 检测报告;

4.1.2.5 本公司间比对或能力验证记录;.

4.1.2.6 仪器设备运行检查记录等。

4.2  记录的形式

4.2.1 记录可以以纸张、电子媒体等形式保存。

4.3  记录的格式和要求

4.3.1 质量记录的格式及变更，按《文件控制程序》要求执行。

4.3.2 技术记录的格式及变更，按《文件控制程序》中的要求执行。

4.3.3 资料管理员随时发布记录格式方面信息，确保各场所均能及时 了解记录格式的变化有关信息并使用有效格式的记录表格,严禁私自变更表格的格式或使用无效表格，以满足有关要求。

4.3.4 质量记录的要求

4.3.4.1 根据工作内容，做好有关记录的填写工作，记录应真实、齐 全、及时、清晰、明了，记录必须有记录人签名，必要时需有审核人、批准人签字，记录要求使用钢笔或签字笔填写。

4.3.5 技术记录的要求

4.3.5.1 原始记录是检测结果的真实记载，化验员应按记录格式所要 求的内容逐项认真、如实填写，其信息足以保证能在接近原条件下复现检测;检测工作中实时填写，不得追记、补记，记录的填写应客观、真实、规范、准确、清晰、易于识别。

4.3.5.2 原始记录中数值的单位必须采用法定计量单位。

4.3.5.3 原始记录要求使用钢笔或签字笔填写，数据不得描改、涂改， 如需修订时，应在作废数据上划一条下斜线() (细实线一) ，将正确的数据填在上方，并有更改人签字或加盖更改人名章，原始记录中要求的内容应逐项填写，不得有空项，无需填写的项目划“/”。

4.3.5.4 复(审)核人员在复(审)核原始记录过程中，无权更改检 测结果。

4.3.5.5 由计算机直接输出的原始记录或图谱，应注明样品(或检测) 编号、检测日期。

4.3.5.6 以电子形式储存的记录，检测室要留有备份，其保护和保密 问题，执行《电子文件及数据控制程序》。

4.3.5. 7 已存档的记录需经技术负责人/质量负责人批准后才能更改。 记录填写完毕后，应及时交资料管理员保存。

4.4 记录的标识

4.4.1 资料管理员以表格编号、顺序号、页码、采样人签字、检测人 签字、结果校核人签字等形式对记录进行标识。

4.4. 2 质量记录和技术记录的编号(见《文件控制程序》)。

4.5  记录保管

4.5.1 记录的编目

4.5.1.1 资料管理员对其保存的记录，应按要求分类、保存并编目， 以便于检索;

4.5. 1.2 质量记录、技术记录归档应填写《记录归档登记表》。

4.5.2查阅和复制.

4.5.2.1本公司员工因工作需要借阅记录须经技术负责人/质量负责 人同意，资料管理员填写《记录借阅登记表》。记录需要复制时，须经技术负责人/质量负责人同意才能复制;

4.5.2. 2 外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要经技术负责 人/质量负责人批准，填写《记录借阅登记表》;借阅时，资料管理员提示借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线、丢失、损坏等，阅后及时交还管理人员，并办理归还手续。

4.5.3 贮存

4.5.3.1 记录贮存应安排适宜的贮存场所，应具备空气流通、防潮、 防火、防霉变、防虫蛀、防丢失等措施，必要时应有温度与湿度控制措施，外来人员未经许可不得进入。

4.5.3.2 资料管理员负责收集、整理，进行适当贮存。经整理编目后 及时归档，并履行交接手续。

4.5.3.3 资料管理员负责编制《记录清单及保存期限表》，按相关要 求合理规定贮存期限并进行有效贮存。

4.6  记录的保密

4.6.1 记录应存放在指定场所，采取保密措施。

4.6.2借 阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不 得查阅其他无关记录。

4.6.3 工作人员不得将客户的信息透露给其他客户。

4.7 记录的销毁

4.7.1 对逾期的记录，由资料管理员办理销毁申请，质量负责人/技 术负责人批准后进行销毁。

5.相关文件

5.1《文件控制程序》

5.2《电子文件及数据控制程序》

6.记录

6.1《记录归档登记表》

6.2《记录借阅登记表》

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