BPR与信息技术

2003年2月系统工程理论与实践第2期文章编号:1000- 6788(2003)02-0045-06BPR与信息技术梅绍祖，冯建中(北京科技大学管理学院，北京100083)摘要:信息技术的发展是企业管理革命的催化剂，由此而来的BPR推动了企业经营模式的彻底变革.BPR需要信息技术的强有力支持,才能完成变革的目的,实现企业的愿景，反之，信息技术的应用也只有在BPR思想的指导下,才能避免误入“黑洞”,打破信息弧岛、真正实现资源的共享.惟有先进的信息技术与BPR思想相结合,双向驱动相辅相成,才能达到再造运作流程、优化企业经营模式.提高企业竞争能力的目的.关键词:信息技术; 业务流程再造(BPR);企业文化中图分类号: F279. 23; TP393文献标识码: ABPR and Information TechnologyMEI Shao-zu, FENG Jian-zhong( School of Management, University of Science and Technology Beijing, Beijing 100083, China)Abstract:The development of IT is catalysis of management revolution of enterprise， and BPRbrought about by it changed operational model of enterprise completely. On one hand, BPR must besupported by IT to realize the purpose of revolution and to realize the vision of enterprise. On the otherhand, IT must be applied under the guide of BPR in order to avoid " black hole"，break information siloand to realize sharing information. Only with the combination of IT and BPR and with the mutual pro-motion of BPR and IT can realize the purpose of better operational model of enterprise and the goal ofincreasing competence ability of enterprise through reengineering business process.Key words: information technology;business process reengineering ; business culture信息技术的飞速发展与普及应用带来的信息革命进而引发的社会革命要求我们的企业建立起适应新的信息社会竞争需要的企业模式，业务流程再造( Business Process Reengineering, BPR)正是在信息革命的大潮下提出的.信息革命是BPR发展的源泉,信息技术更是BPR进行的动力和帮助实现企业改革的有力工具.我们在进行企业业务流程改革的过程中,一定要充分发挥信息技术的驱动作用,来帮助企业更好地规划业务流程,同时在进行企业信息规划的时候,我们也要充分考虑BPR将会给企业带来的各方面的变革,以一种求新,求变的态度来进行信息化应用.这样信息技术与BPR管理思想双向驱动,才能更好地达到信息技术与管理思想的相结合,创造出完美的企业运作模式.1信息技术驱动BPR1.1利用信息技术优化企业业务流传统的企业经营运行过程中存在事务流,商品交易过程中的所有单据和实务操作过程、物流、即商品的流动过程,资金流即交易过程中资金的流动过程,通过建广↑“"“‘中国煤化工nternet互联.运用各种办公自动化软件和应用软件可以有效地以信息流体现其,即综合为信息流,同时CNMH G'消除原其他三个流中所存在的不必要的环节,消除对企业增旧过任个儿x双刘少琢，进行流程整合与优化,收稿日期:2001-07-02资助项具国家自然科学基金(79870060);科技部国家软科学研究课题(k99-10-37)作者简介:梅绍植(1941-),男，江苏常州人,教授,主要研究方向为电子商务、电子政务、ERP和BPR16系统工程理论与实践2003年2月使信息流直接体现出企业的价值流.利用信息技术不仅可以实现由信息流替代资金流.过去企业内部资金往来通常是通过各种票据、帐单等实现.运用信息技术可以用电子货币代替资金票据,在企业内外部开展电子货币形式的业务往来.近几年来ERP(企业资源计划)软件的迅猛发展使电子数据货币的表现从内容到形式都有了进一步的发展.在ERP产品中,资金流被信息流代替,票据货币被电子货币代替,这种资金流在数据库中实现了物料信息与资金信息的集成,使得传统的帐务处理同发生帐务的事务结合起来,不仅说明帐务的资金现状,而且追溯资金的来龙去脉一例如将体现债务债权关系的应付帐、应收帐同采购业务和销售业务集成起来、同供应商或客户的业绩或信誉集成起来、同销售和生产计划集成起来等,按照物料位置、数量或价值变化,定义“事务流”,使与生产相关的财务信息直接由生产活动生成。信息流除了能够代替资金流还能够代替事务流,事务流通常发生在高层的决策和控制,以及中层的管理与运作上.传统的企业内部的事务流是通过电话、电报、通知、传口信以及面对面沟通等方式完成.这种沟通方式由于中间环节多,信息传递速度慢,不能够满足翔实准确的要求，运用信息处理技术和设备可以变原来的事务流为信息流，由信息流体现出企业各方面的事务运作.比如可以通过内部邮件系统来传发数据和信息.通过网上会议,视频会议系统可以使同一企业的员工在各地都可以参加会议,免去其车马之劳，又可以极大地降低费用和成本.竞争激烈，企业只有向时间要效益才能够更好地把握瞬息万变的市场机遇.利用信息流可以更好地改善物流管理、对于一个企业来说,没有物流是不可能的.信息技术的利用，可以达到物流优化的目标,即能够记录和跟踪物流信息,使企业可以在任何时间,知道任何物品的地点、状态,甚至通过物流与资金流的结合,可以跟踪到当前物品所体现的价值和反应点到点的物品价值的变化.通过信息流的协助建立起更加合理的物品管理体系和物流配送体系..20世纪90年代初，美国福特汽车发动机公司在北美的应付账款管理部门尽管有500多名员工.但供.应商还是经常报怨延误付款或货款不一致.经过分析发现，每笔款项目的支付都是以采购订单、到货收据和供应商发票三方信息相-致为基础的,而大部分员工的工作时间都花费在人工核对这些单据上,福特公司利用信息技术对该业务过程进行了重组,形成了无单据业务处理.采购部门直接将订单输入一个共享的在线数据库中,而验收部门在验收到货时直接检索该数据库,由系统进行自动匹配与核对,并自动生成付款支票省略了各种票据在不同部门之间的人工传递和核对过程、不仅节约了75%的劳动力,提高了工作效率和质量,并且为决策部门提供了及时准确的财务信息[2].利用信息技术可以将原先用手工处理的、非规范的业务处理过程信息化、规范化，建立以数据库为基础的信息系统支持业务处理流程,应用基于intranet的数据库共享将原有的串行业务模式变为并行处理模式，提高其响应速度,将原来周期性的处理业务方式改为基于网络数据库的在线实时处理方式,改善业务信息的及时性,实现intranet/internet网互联,将传统的低效,高成本会议,电话,出差旅行等人际沟通方式改变成为高效,廉价的电子通信方式.信息技术还可以使原有的业务流程由单一的直线型转变为实时跟踪反馈型.比如一个产品的生产销售过程-般要经过市场调查、设计、生产、销售到客户等几个环节.而这种生产销售价值链由于受市场供求和消费者选择的多样性、易变性的影响,经常是生产出的产品不能抓住瞬息即变的市场,不能反映最终客户的需求.这样不但不能取得预期的收益,反而造成大量的人力、物力、资金的浪费.而利用各种信息处理技术和设备、互联网络可以把客户、企业的设计、生产、销售、财务等各个环节联系起来.通过市场调查设计部门设计出产品雏形,客户可以通过网络媒体和其他方式中国煤化工生产部门同时评判该产品的在生产工业上的可行性,财务、销售部门对产品的预TYHCN MH cF进行评估,预测产品是否能最终畅销(如图1所示).这样不等产品设计出来就可以及时对具是否授广做出判断,在减少企业人力、物力、资金浪费的同时可以大大的缩短生产周期,以更快、更准确地把握市场需求.1.2利用信息技术优化企业组织结构由于爱舍数昝理事务及信息能力的限制,过去的企业组织结构中,存在着很多重叠的部门和--些中间管理层来完成企业内部的上情下达，下情上呈.其组织结构的划分通常是按照各自的业务内容及不同功能第2期BPR与信息技术47害户[客户L设计Y生产A一=>设计(产盘x钠售生产图1信息技术的应用带来了企业业务流的变化而界定的,如供应、销售、生产、管理、财务、人事等等.这些部门间通常是各自为政缺乏沟通,由此又不得不设立-些中间管理层来协调各部门的团结协作,使得整个组织机构臃肿,非增值环节过多.利用信息技术,可以在各部门间架起网络沟通的桥梁.通过各种办公软件及网络通讯设备,实现各部门及个人之间的信息交流沟通.企业还可以建立自己的信息系统来完成企业的经营运作，而这种可以称其为内部电子商务形式的开展必然会对企业内部的组织、结构和功能造成较大范围内的撤并和重组、企业组织结构会由垂直型、阶梯型向扁平化方向转变.每个人都可以通过内部网络与企业组织中的管理人员及同事沟通.不容质疑,最终起上情下达，下情上呈作用的中间管理层将由企业内部商务的系统代替.如图2中,原有的以企业职能划分的机构形式,变为了按流程划分,这样不仅可以提高整个企业运作效率,而且避免由于中间环节的失误或其他原因而造成的流程运作不畅.很多事实表明商品增值因素小部分来自商品本身,而大部分来自非商品属性的辅助运作与服务.以北京火车售票为例，以前要实现在北京站、北京西站、南站、北站共享售票服务,就需要在各个站点之间建立很多中间联系的机构及其管理人员对各地的车票剩余进行跟踪统计,然后还要通过很多中间管理人员进行相互间的交流沟通才能完成.整个实现的过程存在着大量的人力浪费和不必要的中间环节,时间漫长且失误很多.通过建立异地火车售票系统,各地的车票销售情况通过共享数据库实现了售票数据实时更新,可以更快更好更准确地为旅客提供满意服务.而原来起中间沟通的中间管理层人员就失去了过去的作用,需要进行撤并整合,使企业达到扁平化运作.另外利用信息技术,可以减少或撤销一些部门，在整个社会系统的供应链中把它们独立出来,建立专业化程度高,工作效率更好的企业业务形式.比如会计师事务所,律师事务所,以及专门的采购公司,营销公司等.通过Extranet/Internet与整个大的供销环节中的上游及下游企业结成良好的合作伙伴关系,把他们看成为组织网络系统-部分,可以实现资源的共享,信息的快速准确传递,提高了企业的营运效率,大大改善其售后服务.高级管理层管癯层中间管理层中间管理属==>|图自圊冒自中国煤化工fHCNM HG图2信息技术带来企业组织结构的转变.1.3 信息技术促进企业与外界环境整合18系统工程理论与实践2003年2月信息技术应随着世界经济的一体化、网络化,逐步渗透到社会经济的各个环节.随着信息技术的发展和电子商务手段的完善，传统意义上的竞争在内容和形式上都发生了本质的变化.传统观点从产品和市场这两点看待竞争.你的产品或服务优于对手,你就会占领市场,你就是赢家，今后这将仍然是重要的.但是电子商务的普及和深入，市场需求的多变性和多样性要求不断地对生产组织、设计、工艺等提出更高、更严格的要求.市场变化的速度越来越快,贸易也越来越“透明”,传统的家庭式的生活单元化、独立化的企业将面临生存危机.企业需要在这个环境中与其他企业共同发展,既有竞争,又要讲究合作[8].因为企业与其上下游供销商以及消费者之间不再是-般的业务往来对象，而是利益休戚相关的合作伙伴.信息革命带来的社会革命必然要求全球经济将在网络时代完成新--轮的产业结构调整和社会分工.企业对超额利润的追求最终会导致新的社会平均利润的形成.而社会分工要求我们以更加专业化的处理去定位企业在生产价值链上的角色.达尔文的生物进化学说反映了生物物种的优胜劣汰，同样在经济领域也存在着价值链的优胜劣汰,社会要求有更加优秀的生产价值链的出现,以更快、更优质的产品服务于我们的社会，这就要求我们全行业供应链的每一个环节达到信息的准确和及时沟通、信息技术的发展与应用给企业架起了一个安全、快捷的桥梁.在没有信息技术支持的情况下,受地域和信息交流障碍的限制是办不到的.而我们的企业通过intranet接入internet可以与世界各地的潜在伙伴进行信息与商务往来.企业甚至可以与上下游企业通过建立共享数据库,达到信息的快速交流与沟通.如walmart公司就是通过与供应商建立共享数据库,让供应商可以实时跟踪自己的产品库存,采取主动上门供货服务的方式帮助wal-mart安排库存定购、供应商利用自己更专业的库存跟踪和订货服务代替了wal-mart公司自己安排库存计划的方式，使整个供销环节更为顺畅合理、正是这种成功的企业组织结构使得wal-mart连锁店老板沃尔顿家族的4个成员成为福布斯杂志2001年公布的世界十大首富的第七至第十位.1.4信息技术帮助固化企业改革文化企业文化是企业这个社会组织在生产过程中所创造的精神财富和物质财富的总和，它是以经营哲学和企业精神为核心，以企业的生产经营活动、组织制度、物质环境、行为形象为载体,物质文化、组织制度文化和精神文化的有机统-合理论概括[41.而BPR作为一种改革思想,也是-种文化，.-种使企业能够成为一个不断学习,不断适应新环境求知、求新、求变的企业文化.文化是需要积淀,积累才能形成的，--个企业的文化也是随着社会经济大环境和企业自身的长期经营积淀形成的.要想达到企业改革的目的,必须能够证明新的企业流程,企业文化的优越性.但企业的改革是-个长期的过程,而且改革的成果具有滞后性，很难在短期见效,有时候甚至会造成企业业绩的阶段性的滑坡或倒退.所以企业改革在短期内形成的新文化很容易遭到旧文化的反扑.信息技术在企业中的应用,可以很好地使企业员工感受到信息技术带来的巨大便利.在充分享受信息技术带来的工作效率的提高和工作中的轻松惬意的同时，会自愿地把信息技术作为自己工作学习的一部分,培养出一种企业信息文化,巩固企业改革的阶段性成果.信息文化具有1)导向.功能;2)约束功能;3)凝聚功能;4)融合功能;5)辐射功能.信息文化作为企业文化的一部分,在反映信息时代特征的同时，更为企业BPR文化的形成起到了催化剂、粘合剂的作用,这样可以更好地巩固和完善BPR革命的结果.2 BPR推进企业信息化2.1BPR有利于企业进行信息规划BPR思想产生于信息时代,它包含了过去很多优秀的管理思想和方法，BPR 要求站在一个战略的高度,站在信息社会前沿的角度去改革我们的企业,使其能中国煤化工齐时代竞争的要求. BPR虽然没有给我们的改革提供完善的改革方法和工具,但给HCN MH a明了改革的方向,那就是创造适应网络经济时代竞争要求的，以电子商务、网络经济为忌体万问的企业改革与信息技术应用道路.正如马克思主义哲学是自然科学、社会政治等科学的理论总结与升华一样. BPR来源于信息时代,更要服务于信息时代,它对我们企业革命具有重要意义,同样对企业信息规划也具有积极的引导作用.过去我假鰒_业在进行信息规划时,通常只是把原来的业务处理自动化,计算机化,这样得到的信息化应用方案通常不能很好地支持企业的长远运作.并且在进行企业信息规划时,通常是按照职能划分来考第2期BPR与信息技术虑信息系统模块设计,而不是以业务流程为基础,致使信息化应用只是存在于流程上的个别处理环节,形.成了-个个信息化孤岛,信息流没能够真正的流动起来.进行以流程为中心的企业BPR再造,塑造新型的企业改革文化,在此基础上进行企业信息规划,可以更好地提出企业需求,更好地设计企业信息化应用的长远规划.2.2BPR有利于企业信息化方案的实施企业在实施信息化方案的时候,由于信息技术本身对企业业务流程、组织结构、企业文化都会有很多影响.如果不能很好地规划实施,就很容易中途流产,即使软硬件系统都已到位,具体的应用也很难贯彻下去,这样不但没能改善企业运作效率,反而成了额外的负担.现在很多企业都在上ERP系统,但是没有深刻的认识到ERP本身包含了很多管理思想在里面,只有进行企业全方面的改革,围绕ERP产品塑造新型的企业运作模式,才能取得最终的实施目的.可以说,现在几乎所有实施了ERP项目的公司都没有达到预期的目标,其关键就是因为没有能够很好地贯彻企业业务流程再造这一信念.企业进行BPR可以更好地实现信息化目标,在信息化方案实施的过程中，充分考虑企业业务流程,组织结构以及企业文化等各方面可能产生的变化,变被动地接受企业信息化为能动的为信息化方案的实施提供有利的支持,把BPR企业改革的思想贯穿于整个信息化的过程中才能更好地达到企业信息化目标.3流程再造与企业信息化要相辅相成3.1 BPR的开展必须利用信息技术.企业革命的呼声带来了企业流程再造的热潮.在美国很多大企业都进行了BPR,如通用公司、底特律公司以及Cisco,Dell等世界知名IT企业,中国的企业咨询、企业策划公司随之也得到了蓬勃发展、-时间,企业纷纷慷慨解囊向流程咨询公司申请流程重组与改革.BPR的早期实践很多都取得了不同程度的成功.根据美国Deloitte&.Touche的一份调查报告显示,不少实施了BPR的企业表示最终结果远远小于预期.这其中包含很多原因.我们认为有-条非常重要的原因,那就是没有充分认识到我们这个信息时代的特征,没有充分利用信息技术的巨大作用来进行BPR.信息革命带来了BPR,所以BPR的开展必须利用信息技术,围绕最终的网络经济而展开,否则是行不通的.这是由我们的时代-一信 息时代,我们的社会一信息社会的大背 景决定的.必须看到,信息技术是驱动BPR的原动力,BPR的开展必须依靠信息技术.美国是BPR的先行者,有过很多成功的经验,同时也有着很多失败的教训,成功与失败的经验都告诉我们必须把信息技术看作-个积极因素,-个有力工具才能更好地完成BPR的目标.单纯地由企业CEO及管理人员来考虑企业改革,忽视或漠视信息技术的积极因素是不可取的.企业改革必须在CIO的有力参与下才能达到改革的目的.要达到企业运作的高效率,进行流程撤并和整合,消除中间冗余环节和路径,而这在没有信息技术的情况下几乎是不可能的.由于人类受其掌握和运用信息能力的限制,使得信息传播的广度与深度成反比关系即如果信息传播要求横向扩散必须有很多中间人员来进行信息传递和沟通、信息传播深度的纵向发展要求由中间管理层的存在来进行信息的上情下达，下情上呈.这些对价值不产生增值的冗余环节和过程在没有信息技术帮助的情况下是必须存在的.信息处理技术和设备的应用可以同时提高信息传播的广度和深度.例如我们可以利用邮件服务系统在企业中进行信息的传递和交流，利用共享数据库和共享设备.增加信息的利用价值,避免重叠,重复流程和环节的出现.所以企业要实现业务流程再造的目标必须充分利用信息技术，考虑企业电子商务发展的需要.3.2企业信 息化离不开BPR的指导.中国煤化工利用信息技术可以大大提高企业的运作效率,增强企CHCN M H G信息的捕捉能力和反应速度.所以很多企业都建立自己的信息系统,借助各种信息处埋⊥具设备米提高目身竞争优势.但早期的信息系统建设由于只注重对原有业务流程的自动化、计算机化.很少考虑计算机与MIS系统在企业内部使用的总体方向,各部门间几乎没有合作,大部分数据处理仅限于各部门内部,各部门也都在开发与使用自己的系统六这懂造成了大量的信息冗余和数据处理资源的浪费.随着软件工程的发展和信息处理技术的完善,MIS系统的建设也逐渐走向成熟.我们经历了MPR、MPRII.ERP等MIS系统.但是从目前的使50系统工程理论与实践2003年2月用情况来看仍然是收效不大.其原因是企业MIS建设主要是从技术角度去实现原有的工作流程,却没有考虑到信息革命要求企业建立起适应信息社会的企业组织结构、经营模式与运作方式.结果是最优秀的技术并不能带来最好的企业绩效.实践证明,单纯的把原有流程套上电脑的外壳是不行的.例如美国福特汽车公司北美货款支付中心有500多名雇员,其业务量大而繁杂.公司企图通过建立管理信息系统,达到减轻劳动强度,提高工作效率,预计可以减少了20%的员工.然而,当福特公司发现他们拥有22%股份的日本马自达汽车公司完成同样的业务只要5名雇员时,感到非常惊讶,即使福特汽车公司的规模和业务量比马自达公司大,那最多也只需要拥有100余名员工.于是,他们开始进行流程重组,通过业务集成、调整业务处理的程序和方式，减少中间环节，从而极大地提高了工作效率，并相应地减少了75%雇员.福特公司的例子很好地说明了企业单纯地进行信息系统的应用是不行的,信息数据和程序模块.上的整合必须配以相应企业业务处理流程的再造与改革才能实现.信息技术的应用-定要着眼于企业长远发展和竞争的需要,不能简单地把企业某些业务处理的自动化,计算机化当作是企业信息化.这就很容易形成信息化的孤岛,不但不会给企业带来多大的效益,很可能还会给企业发展带来障碍.所以我们一定要站在信息时代,信息社会的角度，站在企业长远发展和竞争需要的高度上,立足企业改革,将其前瞻的管理思想和先进的信息技术相结合,才能更好地实现信息技术服务于企业改革和发展,企业改革和发展积极引导信息技术的应用，企业进行BPR不能脱离信息技术和电子商务.而信息技术、电子商务作为信息时代、信息社会的生产力发展的强大推动力，对企业业务流程再造和改革将起到强有力的支撑.BPR的实践过程中,要充分认识和利用信息技术、电子商务等工具来帮助企业在业务流程.上进行优化整合.3.3 BPR 与信息技术的互动关系当今的时代是信息时代,是变革的时代,我们的企业面临着-场信息时代的企业革命.企业革命要求我们建立起适应信息社会竞争需要的企业模式和运作方式.信息技术带来了BPR,同时信息技术为BPR的即驱动信息化实现提供了有利工具，同样BPR对企业信息化方案信息技术BPR企业革命的实施具有很强的指导意义和支持作用.没有信息技信息技术驱动丽术,BPR是不可能成功的,同样在企业没有BPR思想指导和配合下进行的企业信息化也很难达到预期的图3信息技术与 BPR要双向驱动目的.从某种意义上来说,在信息时代的今天,我国的企业在信息化进程中不进行BPR ,企业信息化只能是事倍功半，所以在企业信息化过程中,要充分考虑信息技术究竟将为企业带来怎样的改变,BPR的思想如何才能积极地引导信息规划乃至方案的实施.企业要进行改革也要充分考虑信息技术的作用,把信息技术作为--种强有力的驱动力来帮助企业推进流程再造.总之,我们所处的时代是一个变革的时代，是一个信息时代.企业的前进和发展要求从时代的背景下进行其业务流程再造,这就要求信息技术与BPR相辅相成,二者双向驱动,互相支持,只有这样才能更好地达到信息时代企业变革的目的.参考文献:[1] ERP的管理思想. 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