关于公共盘制度建立的相关问题

您好：
我是VCAD的忠实用户，现因公司实际情况需要（人员流动、出差等不确定因素），想借鉴您以往建立公共盘的先进经验。

现有些具体问题想向您请教：
1、贵公司建立的公共盘是以何种形式建立？（是以某个人电脑设置共享文件夹？ 还是外置移动硬盘？或者专门设一块硬盘共享？）
答：公共盘是建立在服务器上的。通过服务器地址，每个人都能访问。具体的设置需要和IT沟通，基本没有难度。

2、公共盘以何种方式运作？（各个系统每完成一项工作将电子版文件传到相应文件夹？还是每隔固定期限整理一次文件上传公共盘储存？）
答：最好的方式是，每个人都在公共盘上办公,如果只是当作成品文件发布的地方，不能完全发挥公共盘的作用。

3、每个操作者对公共盘各个文件夹之间是否设定权限？（仅可以上传、只读、查看，不可以修改、删除或者编辑内容；盘内内容仅由最高权限者可以查看，其他权限着仅可看到自己编辑的东西，若需要由最高权限者进行文件下发？）
答：可以设置权限，我们一般只是关于销售的部分是对设计人员是限制的，其余都是放开的。每个人都可以读写删除编辑。如果权限设置太多，就不能尽可能的发挥公共盘的作用。如果涉及到比较机密的文件，可以设置相应权限。

4、对于历史版本如何处理？(是否按照修改时间保存每次修改的历史文件，还是仅保存最终文件)
答：可以设置权限，我们一般只是关于销售的部分是对设计人员是限制的，其余都是放开的。每个人都可以读写删除编辑。如果权限设置太多，就不能尽可能的发挥公共盘的作用。如果涉及到比较机密的文件，可以设置相应权限。

5、对于上传文件的名称是否有统一个格式要求？（请举例，以便于参考）
答：格式一定要统一，根据项目特点，做成统一格式。可以先做一个文件夹建立的模板A，A用来针对单台设备的设计。里面放置文件夹如“单台设备的文件模板”所示。
比如一个项目内有30台设备。先建立“XX项目”文件夹，再将“单台设备的文件模板”复制到文件夹下面，将名称改为设备工作令号，或者“位号+设计人员”。原则上不允许设计人员在自己电脑上画图，必须在此文件夹下设计，此台设备的所有文件都必须整齐的放置在这个文件夹下。
如果这个设计人员请假，其他人可以迅速的找到他的文件，并继续他的工作。

6、公共盘是否设专人管理？（是部门负责人具有最高权限 负责整理？还是由其他人负责监督、催促保证进度、整理？）
答：不需要专人管理，大家习惯了就好了。习惯以后，会大大减少沟通的误会，会形成统一的共识，文件都放的整齐，不会每个人都弄成一套自己的。关键在于执行，千万不要把它当作一个放成品文件的地方。

7、对于公共盘内容是否每年整理一次？（刻成光盘进行保存）
答：我们的IT会每天对公共盘进行自动备份，备份七天，然后删除第8天的，这样即使被人误操作，顶多也就损失一天的劳动。

8、您之前在制造企业工作的时候是否也使用公共盘？还是到设计院后才开始使用？如果专门针对制造企业的话 设计文件是否与制造文件 一同储存？
答：制造单位就一直使用公共盘，建立文件夹一定要贴近公司实际，符合项目的需求。有了合适的文件夹名称，使用者才会放在正确的地方，否则会放乱的。设计和制造可以一起放。文件可追溯。

9、对于公共盘使用中的具体经验及注意事项。
答：公共盘的路径一般比较长，所以可以使用磁盘驱动器，将所要的公共盘定义成Y盘之类，方便直接进入到这个部门的文件夹。其它的需要在使用过程中不断总结，使用半年后，会发现再也不想看到设计人员各自为战的情况。

文件夹建立示例